Boîtes partagées

Une boîte partagée est une adresse commune (contact@, support@…) synchronisée comme une messagerie personnelle. Ses e-mails, et les contacts et entreprises qui en viennent, ne sont visibles que par la personne qui l’a connectée et par les membres choisis.

Selon votre offre Réglages › E-mails › Boîtes mail L'Owner et les Admins l'ajoutent ; ils gèrent ses accès avec la personne qui l'a connectée

12345

1. 1Ajouter une boîte partagée
2. 2Une boîte partagée
3. 3Synchroniser maintenant
4. 4Accès
5. 5Retirer

Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

Fermer

Ajouter une boîte partagée

Fermer

1. Cliquez sur Ajouter une boîte partagée.
2. Choisissez Outlook ou Google :
   • Outlook : saisissez l’adresse, puis connectez-vous avec votre propre compte Microsoft 365. Il doit avoir l’accès complet à cette boîte, et le droit « Envoyer en tant que » pour envoyer depuis le CRM.
   • Google : la boîte doit être un vrai compte Google Workspace, avec son propre mot de passe. Dans la fenêtre Google, connectez-vous avec ce compte, pas avec le vôtre.
3. Cliquez sur Continuer et acceptez l’accès. Vous revenez sur la page et la synchronisation démarre.

Au départ, la boîte n’est visible que par vous. Microsoft ne prévient pas le CRM des nouveaux e-mails d’une boîte partagée Outlook : elle est relue toutes les 5 minutes. Le bouton de synchronisation la relit tout de suite.

Une adresse déjà connectée comme messagerie personnelle d’un membre ne peut pas devenir une boîte partagée, et inversement.

Choisir qui la voit

Cliquez sur Accès, cochez les membres, puis Enregistrer. Les membres cochés lisent ses e-mails et voient les contacts et entreprises qui en viennent ; la personne qui l’a connectée y a toujours accès. Le badge de la boîte indique combien de personnes la voient. Retirer un membre est refusé tant qu’un de ses workflows actifs utilise la boîte.

Un contact créé à partir des seuls e-mails d’une boîte partagée n’a pas de propriétaire : il appartient à la boîte, et ce sont ses membres qui le voient.

Lire et envoyer

• Les e-mails de la boîte apparaissent dans l’historique des fiches, comme ceux de votre messagerie, pour les personnes qui y ont accès.
• Avec le badge Envoi autorisé, choisissez la boîte partagée comme expéditeur en écrivant un e-mail. Une réponse à un e-mail reçu sur la boîte part de la boîte. Avec Lecture seule, le compte utilisé n’a pas le droit d’envoyer.
• Les workflows peuvent envoyer depuis une boîte partagée à laquelle la personne qui les publie a accès.
• Les relances et la page Aujourd’hui ne tiennent pas compte des boîtes partagées.

Retirer une boîte

Retirer arrête la synchronisation et supprime l’accès au compte. Les e-mails déjà importés et les fiches qui en viennent restent visibles par les mêmes personnes. Le retrait est refusé tant qu’un workflow actif utilise la boîte.

Si la boîte affiche « Accès perdu » ou « Erreur »

Un Owner ou un Admin la reconnecte avec Ajouter une boîte partagée et la même adresse. Si la personne qui l’avait connectée quitte l’organisation, la boîte passe en erreur et reste listée jusqu’à ce qu’on la reconnecte. Reconnectée par quelqu’un d’autre, ses e-mails passent à cette personne.

Demandez-le à Atlas

Atlas peut lister les boîtes partagées et changer leurs membres, par exemple : « donne à Hugo l’accès à contact@ ». Il vous demande de confirmer avant.