Votre lien de réservation

Chaque membre a une page publique de réservation. Vos clients y choisissent un créneau libre dans votre agenda, et le rendez-vous arrive directement dans votre agenda et dans le CRM.

Tous les plans ; nombre de types et de réservations par mois selon votre offre Réglages › Agenda et réunions › Réservation Chaque membre règle son propre lien

La page Réservation : la carte Mon lien de réservation avec l'interrupteur, l'adresse du lien, Copier le lien, Insérer dans ma signature et Aperçu de la page, puis la carte Visio et appel. — Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

Avant de commencer

Les créneaux viennent de votre agenda Google ou Outlook, connecté dans Connecter sa messagerie. Sans agenda connecté, la page s’ouvre mais vos invités ne voient aucun créneau, et un avertissement s’affiche en haut de la page Réservation.

Votre lien

L’interrupteur active ou coupe le lien. Coupé, la page indique à vos invités que le lien n’est plus actif et les invite à contacter votre organisation.
Copier le lien copie l’adresse du type par défaut. L’adresse sans type ouvre aussi le type par défaut ; chaque type a sa propre adresse.
Aperçu de la page ouvre la page telle que vos invités la voient.
Le bouton Mon lien de réservation de la page Réunions copie votre lien sans type.

La page est aux couleurs de votre organisation (voir Image de marque) et s’affiche en français ou en anglais selon le navigateur de l’invité, qui peut changer de langue.

Visio et appel

Cochez les moyens que vos invités peuvent choisir. Seuls ceux que vous pouvez fournir leur sont proposés :

Google Meet : un lien Meet est créé à chaque rendez-vous ; il faut un agenda Google.
Microsoft Teams : une réunion Teams est créée dans votre agenda Outlook ; il faut un agenda Outlook.
Zoom : votre lien Zoom personnel est envoyé au client. Le CRM ne crée pas de réunion Zoom.
Autres liens de visio (Whereby, Jitsi, Webex…) : ajoutez chaque lien avec le nom affiché au client ; chacun devient un choix.
Téléphone : vous appelez le client : l’invité donne son numéro.
Téléphone : le client vous appelle : ajoutez votre numéro ; il est donné à l’invité.

Un moyen coché qui ne peut pas être fourni affiche en orange ce qui manque. Cliquez sur Enregistrer après avoir changé les liens ou le numéro.

Types de réunion

Un type de réunion a son nom, sa durée et ses propres règles. Cliquez sur un type pour le modifier, ou sur Nouveau type. Quand votre offre ne permet plus d’autre type actif, le bouton est grisé et son info-bulle l’explique.

Le formulaire du type Découverte : nom, durée, description, disponibilités par jour, marges avant et après, délai minimum, maximum par jour, horizon, fuseau, moyens de visio, enregistreur, type par défaut et Proposé sur la page.

Disponibilités : les plages proposées pour chaque jour de la semaine ; le + ajoute une plage dans la même journée.
Marge avant et Marge après : le temps laissé libre autour de chaque rendez-vous et de vos autres événements.
Délai minimum : pas de réservation moins de ce délai avant le créneau.
Maximum par jour : le nombre de rendez-vous de ce type par jour.
Horizon de réservation : jusqu’où dans le futur on peut réserver.
Fuseau de référence : celui de vos disponibilités. L’invité voit les créneaux dans son heure.
Visio et appel : les moyens proposés pour ce type ; Modifier pour tous mes types renvoie à la carte de la page Réservation.
Inviter l’enregistreur : le bot rejoint la visio, enregistre et résume (voir Enregistrer une réunion). Le temps enregistré compte dans le quota de votre organisation.
Type par défaut : celui qui s’ouvre quand le lien n’a pas de type.
Proposé sur la page : désactivé, le lien du type n’ouvre plus de créneaux.

Supprimer un type qui a encore des rendez-vous à venir le désactive seulement.

Agendas utilisés

La page Agendas : le compte Google Agenda connecté, les agendas cochés Compter comme occupé, et l'agenda de destination.

Le lien Agendas utilisés de la carte Limites du plan ouvre cette page :

Compter comme occupé : les événements des agendas cochés bloquent les créneaux.
Agenda de destination : celui où les rendez-vous réservés sont créés, avec le lien de visio choisi.

Avec Outlook, seul l’agenda principal est utilisé. Avec Google, si seul l’agenda principal apparaît, reconnectez Google dans Réglages › E-mails › Boîtes mail pour choisir les autres.

Signature e-mail

Insérer dans ma signature ajoute à vos e-mails envoyés depuis Arcane, y compris les brouillons d’Atlas, une signature terminée par un lien de rendez-vous. Choisissez son texte et le type de réunion qu’il ouvre, puis Enregistrer la signature. Retirer de ma signature l’enlève.

Créneaux proposés par Atlas

Activé, Atlas ajoute vos prochains créneaux libres et votre lien dans les brouillons d’e-mail qui proposent un rendez-vous (voir Rendez-vous réservés). Vous validez toujours avant l’envoi.

La carte Limites du plan indique ce que permet votre offre : types actifs, réservations du mois, lien d’équipe. Une fois le nombre de réservations du mois atteint, vos invités voient « Aucun créneau disponible » avec un lien pour vous écrire, jusqu’au mois suivant, et vous en êtes prévenu.

Image de marque

Dans Réglages › Agenda et réunions › Pages publiques, l’Owner et les Admins choisissent ce qui s’applique aux pages de réservation de toute l’organisation :

Logo : PNG ou SVG, carré, 512 Ko au plus.
Couleur principale : celle des boutons et des créneaux. Le contraste avec le texte blanc des boutons est vérifié.
Politique de confidentialité : son adresse s’affiche sous le formulaire. C’est à votre organisation d’informer les personnes qui réservent.
Afficher « Prise de rendez-vous propulsée par Arcane CRM » : en pied de page et dans les invitations d’agenda. Selon votre offre, vous pouvez la masquer.