Enregistrer une réunion

Un bot rejoint vos visios, les enregistre, puis le CRM les transcrit, les résume et les relie à vos contacts. Il fonctionne avec Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Webex et GoTo Meeting (liens en https).

Tous les plans, dans le quota d'enregistrement de l'offre Réglages › Agenda et réunions › Réunions Chaque membre pour ses préférences ; les administrateurs pour les règles de l'équipe Essayer dans la démo

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1. 1Quelles réunions enregistrer
2. 2Les mots qui excluent une réunion
3. 3Le nom, l’image et l’annonce du bot

Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

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Les règles de l’équipe

Le cadre Enregistrement automatique fixe quelles réunions de l’agenda le bot rejoint de lui-même :

• Toutes les réunions avec un lien visio, internes comprises.
• Seulement avec des participants externes : au moins un invité hors des domaines de l’équipe. C’est le réglage par défaut.
• Uniquement sur demande : le bot ne vient que si quelqu’un l’invite.

Ne jamais enregistrer si le titre contient exclut les réunions dont le titre contient un de ces mots (« 1:1 », « RH », « perso »…), sans tenir compte des majuscules ni des accents. Ces mots n’empêchent que l’enregistrement automatique : l’interrupteur d’une réunion peut toujours la faire enregistrer.

Le cadre Le bot règle ce que voient les participants : le nom affiché, l’image montrée à la place de sa caméra (format 16:9), le moment où il rejoint (à l’heure, 1 ou 2 minutes avant le début) et le message d’annonce qu’il publie dans le chat de la visio à son arrivée.

Qui modifie ces règles

Les règles de l’équipe et le bot sont modifiables par les administrateurs. Les autres membres les voient en lecture seule et ne règlent que Mes réunions.

Activer l’enregistrement de vos réunions

L’enregistrement automatique est désactivé par défaut pour chaque membre. Les règles de l’équipe ne s’appliquent à vos réunions qu’une fois que vous l’avez activé.

1. Dans Mes réunions, activez Enregistrer automatiquement mes réunions.
2. Lisez l’engagement qui s’affiche et cochez la case : vous informez les participants avant chaque enregistrement et recueillez leur accord quand la loi l’exige.
3. Cliquez sur Activer l’enregistrement. Votre accord est inscrit dans le journal d’audit de l’organisation.

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Partager mes réunions avec l’équipe rend le résumé et la transcription de vos prochains enregistrements visibles par les membres qui ont accès aux fiches liées. Vous pouvez aussi partager une seule réunion depuis sa page.

Inviter le bot dans une visio

Pour une réunion hors agenda, ou quand l’enregistrement automatique est coupé :

1. Cliquez sur Enregistrer une réunion, sur la page Réunions ou en bas de la page Aujourd’hui.
2. Collez le lien de la visio. La plateforme détectée s’affiche sous le champ.
3. Choisissez Maintenant, ou Planifier avec la date et l’heure où le bot doit rejoindre.
4. Facultatif : Rattacher à une fiche (contact, entreprise, opportunité…). Sans rattachement, le CRM relie la réunion aux contacts reconnus parmi les participants et vous propose de créer les autres.
5. Laissez cochée Annoncer l’enregistrement dans le chat de la réunion, ou décochez-la pour que le bot rejoigne sans rien écrire.
6. Cliquez sur Envoyer le bot.

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Si l’hôte filtre les entrées, admettez le bot quand il se présente en salle d’attente. Un seul bot vient par réunion : si un collègue l’a déjà invité au même lien, aucun second bot n’est envoyé.

Forcer ou couper le bot pour une réunion

Sur la page Aujourd’hui, chaque réunion à venir indique ce qui est prévu (« Bot programmé · rejoint à 09:59 », « Pas d’enregistrement · réunion interne ») avec un interrupteur.

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• Activez l’interrupteur pour enregistrer une réunion que les règles laissaient de côté, ou coupez-le pour en écarter une.
• Suivre les règles apparaît après un changement : il rend la décision aux règles de l’équipe et à vos préférences.
• Pendant l’appel, Retirer le bot le fait quitter la réunion.

Durée de conservation

Le cadre Après la réunion règle combien de jours la vidéo est gardée. Passé ce délai, elle est supprimée la nuit suivante ; la transcription, le résumé et les chapitres restent.

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Votre offre fixe aussi une durée maximale de conservation des enregistrements. Au-delà, la vidéo et la transcription sont supprimées ; le résumé, les chapitres et les tâches restent.

Le quota d’enregistrement

Le temps enregistré est compté chaque mois pour tout l’espace de travail, selon votre offre. Quand le quota est épuisé, le bot n’est plus envoyé et une alerte prévient sur la page Aujourd’hui, sauf si le propriétaire a activé le dépassement (plans payants), dans Réglages › Abonnement.