Envoyer en signature

Un PDF de la fiche part en signature électronique en trois étapes. La signature passe par Arcane eSign (procédé technique Firma.dev), inclus dans votre offre ; le PDF signé et son certificat reviennent seuls sur la fiche.

Selon votre offre, dans le quota mensuel d'envois Une fiche › Fichiers › Envoyer en signature Chaque membre, pour les PDF qu'il voit

Lancer l’envoi

Sur la ligne d’un PDF, cliquez sur Envoyer en signature (ou choisissez-le dans le menu …). La fenêtre montre à droite le vrai PDF, tel que les signataires le verront.

Le bouton n’apparaît que sur un PDF ajouté qui n’a encore jamais été envoyé ; sinon la ligne montre l’état de sa signature. Dans le menu …, l’entrée est grisée, avec la raison au survol, pour un fichier qui n’est pas un PDF, un PDF signé ou un dossier de preuve, un document déjà en signature, ou le document privé d’un collègue.

1. Les signataires

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1. 1Les trois étapes
2. 2Ajouter un contact, un collègue ou une adresse
3. 3Vous ajouter comme signataire
4. 4Signer dans l'ordre
5. 5Le PDF, tel que les signataires le verront
6. 6Les envois du mois

Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

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• Le contact de la fiche est déjà ajouté quand il a une adresse e-mail.
• Cherchez un contact ou un collègue, ou tapez une adresse complète. M’ajouter vous met dans la liste. Dix destinataires au plus.
• Chaque personne est Signataire ou En copie : une personne en copie n’a pas à signer. Il faut au moins un signataire.
• Signer dans l’ordre (coché par défaut) envoie le document au signataire suivant seulement quand le précédent a signé. Les flèches changent l’ordre.
• Si vous êtes signataire, vous pourrez signer dans l’app juste après l’envoi.

2. Les emplacements

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• Automatique : une signature par personne en bas de la dernière page.
• Je place les champs : choisissez le type (signature, paraphe, date, texte ou case) et le signataire, cliquez sur Ajouter, puis glissez le champ sur la page. Chaque signataire doit avoir au moins un champ Signature.
• Balises dans le PDF : le PDF contient déjà des balises comme {{s1|signature|161|70}}, que le service remplace par les champs.

3. Vérifier et envoyer

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• Niveau :
  • Simple (SES) : contrats commerciaux courants.
  • Avancée (AES) : chaque signataire saisit un code de vérification reçu par e-mail.
  • Qualifiée (QES) : seulement si l’organisation a connecté un compte Youtrust qui l’active ; chaque signataire vérifie son identité chez Youtrust.
• Expire le : dans 30 jours par défaut, entre demain et 90 jours.
• Message aux signataires : facultatif, ajouté à l’invitation.

Cliquez sur Envoyer. L’invitation et les relances partent d’Arcane, au plus une relance par jour.

Brouillon et échec d'envoi

Enregistrer le brouillon garde la demande pour plus tard ; vous seul la voyez. Si l’envoi échoue, rien n’est envoyé aux signataires et la demande est gardée en brouillon avec la raison, à reprendre depuis la page Signatures.

Le quota d’envois

Chaque envoi par Arcane eSign compte dans le quota mensuel de votre organisation, affiché en bas de la fenêtre et sur la page Signatures. Quand il est atteint, l’envoi est refusé, sauf si le propriétaire de l’organisation a autorisé le dépassement dans Réglages › Modèles et signature › Signature électronique : les envois suivants sont alors facturés, dans la limite du plafond mensuel qu’il a fixé.

Utiliser le compte Youtrust de l’organisation

Un administrateur peut connecter le compte Youtrust de l’organisation avec sa clé d’API dans Réglages › Modèles et signature › Signature électronique. Le CRM vérifie la clé et crée lui-même le webhook.

• La signature Qualifiée passe alors par ce compte.
• Pour une signature Avancée, la case Utiliser le compte Youtrust de l’organisation envoie par Youtrust au lieu d’Arcane eSign.
• Avec Youtrust, les signatures sont placées automatiquement ou par balises.
• Les envois Youtrust comptent dans le quota de votre compte Youtrust, pas dans celui d’Arcane eSign.