Les fichiers d'une fiche

Chaque fiche a un onglet Fichiers : les documents que vous y déposez, les pièces jointes des e-mails échangés avec le contact, les documents créés depuis un modèle et les PDF signés.

Tous les plans Une fiche › onglet Fichiers Chaque membre ; un fichier privé n'est visible que par la personne qui l'a ajouté

L'onglet Fichiers d'un contact : la zone de dépôt, les filtres, le champ Pièces jointes avec l'interrupteur de partage, puis la liste des fichiers avec leur classe, leur visibilité et leur état de signature. — Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

Ajouter un fichier

Glissez un ou plusieurs fichiers sur la zone Déposez des fichiers ici, ou cliquez sur parcourez. Chaque fichier fait 25 Mo au plus.

La ligne sous la zone indique si les nouveaux fichiers sont privés ou visibles par l’équipe par défaut.
Quand la fiche a plusieurs champs de type Fichiers, Ajouter dans choisit celui qui reçoit le fichier. Le bouton Ajouter d’un champ ajoute directement dans ce champ.
Le dépôt apparaît dans l’historique de la fiche.

Les contacts, entreprises et opportunités ont par défaut un champ Pièces jointes. Un administrateur, ou un membre qui a le droit « Modèle de données », peut en ajouter d’autres dans Modèle de données (type « Fichiers »), en choisissant s’ils acceptent un ou plusieurs fichiers, quels types, leur visibilité par défaut et s’ils reçoivent les pièces jointes des e-mails.

Les pièces jointes des e-mails

Quand l’option est activée sur votre boîte (voir Connecter sa messagerie), les vrais fichiers reçus ou envoyés (PDF, documents, sans les logos ni les images de signature) rejoignent le champ qui reçoit les pièces jointes. Ils portent le badge E-mail et l’objet du message.

Une pièce jointe est privée : seule la personne dont la boîte l’a reçue la voit.
Cliquez sur Privé pour partager une seule pièce jointe, ou activez Partager mes pièces jointes de … avec l’équipe pour toutes celles de la fiche. Sur un contact, ce partage vaut pour toute son entreprise.
La fiche d’une entreprise rassemble les pièces jointes de tous ses contacts.
Classer dans une fiche… (menu de la ligne) en range une copie dans un autre champ ou une autre fiche. La copie vous appartient et suit la visibilité par défaut du champ choisi.

Filtrer la liste

Les boutons au-dessus de la liste filtrent sur Tous, Ajoutés et Reçus par e-mail (quand un champ reçoit les pièces jointes), En signature et Signés (quand il y en a), puis sur chaque classe trouvée. Chaque filtre affiche son nombre de fichiers.

Privé ou équipe

Le bouton Privé / Équipe de chaque ligne règle qui voit le fichier.

Privé : vous seul.
Équipe : les membres qui ont accès à la fiche. Le fichier n’est pas publié sur internet, mais les automatisations peuvent alors l’envoyer par e-mail hors de l’organisation.
Un PDF signé et son dossier de preuve restent toujours visibles par l’équipe.

Les actions sur un fichier

Le menu d'un fichier : Aperçu, Télécharger, Renommer, Rendre visible par l'équipe, Envoyer en signature, Envoyer à mon avocat et Supprimer.

Aperçu ouvre le fichier dans la page, Télécharger l’enregistre.
Renommer change le nom affiché sur la fiche et dans l’historique.
Rendre visible par l’équipe / Rendre privé : voir plus haut.
Envoyer en signature : voir Envoyer en signature. Seuls les PDF ajoutés à la fiche (pas un PDF signé ni un dossier de preuve), sans signature déjà en cours, peuvent partir ; le document privé d’un collègue doit d’abord être partagé.
Envoyer à mon avocat : voir plus bas.
Supprimer retire le fichier du stockage et de la fiche. C’est définitif.

Renommer, changer la visibilité et supprimer ne sont proposés que sur vos propres fichiers.

Faire relire un contrat par votre avocat

Dans le menu d’un PDF, choisissez Envoyer à mon avocat.
Le composer s’ouvre avec le contrat en pièce jointe. Choisissez le destinataire, relisez, puis envoyez depuis votre boîte.
L’opportunité porte le badge Attente de l’avocat jusqu’à sa réponse dans le même fil.
Quand il a répondu, Analyser la réponse résume son avis (validé, modifications demandées, questions) et propose Passer en signature, que vous confirmez.

Si l’avocat renvoie une version modifiée, Joindre une nouvelle version indique quel PDF de la fiche partira en signature. Le CRM vous prévient si vous envoyez en signature un autre PDF que celui relu.