Rendez-vous réservés
Quand quelqu’un réserve sur votre lien, le rendez-vous est posé dans votre agenda, et le CRM retrouve ou crée la fiche de la personne, prépare une tâche et vous prévient.
Ce que voit la personne qui réserve
Section intitulée « Ce que voit la personne qui réserve »- 1Le type de réunion
- 2La date et le fuseau horaire
- 3Le créneau choisi
- 4Le moyen choisi
- 5Confirmer le rendez-vous
La personne choisit une date, puis un créneau, affiché dans son fuseau horaire (détecté, modifiable). Elle donne son nom et son e-mail, choisit comment échanger parmi les moyens que vous proposez, et peut laisser un mot. Si elle choisit que vous l’appeliez, elle donne son numéro. Les créneaux sont revérifiés au moment de confirmer : un créneau pris entre-temps lui est signalé.
Arcane n’envoie pas d’e-mail : l’invitation part de votre agenda, avec le lien de visio et les liens pour reprogrammer ou annuler. La personne peut reprogrammer un nombre limité de fois et jusqu’au délai minimum du type ; elle peut indiquer un motif, qui vous est transmis.
Ce que le CRM crée
Section intitulée « Ce que le CRM crée »- L’événement dans votre agenda de destination, avec le moyen choisi (lien Meet ou Teams créé, votre lien Zoom ou de visio, ou le numéro).
- Le contact : retrouvé par son e-mail exact, sinon créé à votre nom, avec la source « réservation ». Il est rattaché à l’entreprise de son domaine, comme tout nouveau contact (voir Entreprises et domaines).
- L’opportunité : si l’entreprise a des opportunités ouvertes, le rendez-vous est lié à la plus récemment active.
- La tâche « Préparer le rendez-vous … », à la date du rendez-vous, avec le mot laissé par la personne.
- L’activité sur l’historique de la fiche, privée.
Une notification apparaît dans l’app et une carte dans Aujourd’hui. Quand le contact vient d’être créé, la carte explique à quoi Atlas l’a rattaché :
- Changer de deal lie le rendez-vous à une autre opportunité de l’entreprise, ou à aucune.
- Annuler archive le contact créé et sa tâche ; le rendez-vous reste dans votre agenda.
Une reprogrammation ou une annulation par la personne vous est aussi signalée. Après une annulation, Préparer une relance ouvre un brouillon d’Atlas, que vous relisez avant tout envoi.
Sur la fiche du contact
Section intitulée « Sur la fiche du contact »La colonne de droite de la fiche montre le Rendez-vous à venir pris par votre lien :
- Inviter ou Retirer l’enregistreur pour ce rendez-vous.
- Reprogrammer : choisissez un autre créneau libre et, si vous voulez, un motif ; l’invitation est mise à jour pour la personne.
- Annuler : l’événement est retiré de l’agenda, qui prévient la personne, et la tâche de préparation est supprimée.
Proposer des créneaux par e-mail
Section intitulée « Proposer des créneaux par e-mail »Sur la fiche d’un contact, Proposer des créneaux demande à Atlas un e-mail qui propose un rendez-vous du type par défaut :
- Les créneaux sont vos prochains créneaux libres. Ils ne sont pas bloqués : la personne en choisit un, et chaque créneau de l’e-mail est un lien qui réserve cette heure sur votre page.
- Le crayon d’un créneau le remplace par un autre ; Autres créneaux propose la série suivante.
- Réécrire demande un autre texte à Atlas, Modifier ouvre l’e-mail dans l’éditeur, Valider et envoyer l’envoie depuis votre messagerie.
Si Atlas ne peut pas rédiger, un message type s’affiche à la place. Dans l’Inbox, les réponses préparées par Atlas peuvent aussi contenir vos créneaux. Ouvert dans l’éditeur avec Modifier, le brouillon garde ses créneaux : la barre Créneaux proposés permet d’en changer et d’Ajouter le lien d’agenda.