Traiter un e-mail avec Atlas

Dans l’Inbox, chaque e-mail ouvert propose ses actions en haut : répondre, dire qu’il n’y a pas besoin de répondre, cocher ce qu’Atlas doit faire, ou lui demander de tout préparer. Atlas fait le travail dans le CRM, mais n’envoie jamais d’e-mail seul : la réponse part toujours de votre clic.

Tous les plans (préparation par Atlas sur les plans payants) Menu › Inbox › un e-mail Chaque membre, pour ses propres boîtes mail Essayer dans la démo

Un e-mail ouvert dans l'Inbox avec, en haut, Préparer avec Atlas, Actions, Pas besoin de répondre et Répondre. — Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

Les boutons de l’e-mail

Répondre ouvre la fenêtre d’écriture, en réponse dans le même fil (voir Écrire un e-mail).
Pas besoin de répondre marque l’e-mail traité : il passe dans la vue Traités. Remettre à traiter l’en fait sortir.
Actions ouvre la liste de ce qu’Atlas peut faire pour cet e-mail.
Préparer avec Atlas lui demande de lire l’e-mail et de tout préparer (plans payants).
Réponse préparée par Atlas apparaît quand une réponse est déjà prête : elle s’ouvre dans la fenêtre d’écriture, à relire avant d’envoyer.

Cocher ce qu’Atlas doit faire

Le panneau Que doit faire Atlas ? : Répondre avec Atlas, Créer le contact, Créer une tâche de réponse, Marquer traité, Ignorer cet expéditeur, la liste Catégorie et le bouton Atlas, exécute.

Cochez une ou plusieurs actions, puis cliquez sur Atlas, exécute :

Répondre avec Atlas : Atlas écrit un brouillon de réponse, qui s’ouvre dans la fenêtre d’écriture.
Créer l’opportunité ou Créer le contact : proposé selon la catégorie de l’e-mail. Pour une opportunité, Atlas crée aussi le contact et l’entreprise s’ils manquent.
Ajouter l’expéditeur aux contacts : quand l’expéditeur n’est pas encore un contact.
Créer une tâche de réponse, avec sa date d’échéance (demain par défaut).
Marquer traité : coché par défaut.
Ignorer cet expéditeur : cet e-mail est marqué traité, et les prochains e-mails de l’expéditeur vont directement dans Spam et sans intérêt pour cette boîte mail.
Catégorie : Classer en… une autre catégorie, avec Toujours pour cet expéditeur pour en faire une règle.

Laisser Atlas préparer l’e-mail

Avec Préparer avec Atlas, Atlas lit l’e-mail, le fil, la fiche de l’expéditeur avec ses opportunités et tâches ouvertes, et, si la mémoire d’Atlas est activée, ce qu’il a retenu. Au bout de quelques secondes, l’e-mail laisse place à sa préparation.

La préparation d'Atlas : l'encadré de Verdict, puis le résumé En bref et la réponse préparée, avec les boutons Appliquer en bas. — Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.

La suite de la préparation : les boutons de ton sous la réponse, les créneaux à proposer, les fichiers et informations qu'Atlas propose de joindre, sa question, et les changements dans le CRM avec Retirer.

En bref : ce que demande l’e-mail, en quelques lignes.
Atlas te pose une question : quand il lui manque une information pour bien répondre.
Changements dans le CRM, en aperçu : créer ou modifier une opportunité (étape, montant, date de clôture), créer ou terminer une tâche. Chaque ligne a Garder ou Retirer, et indique sa source. Rien n’est écrit avant que vous appliquiez.
Décision tirée de la mémoire : quand Atlas s’appuie sur un fait retenu, il le montre. Ignorer pour cet e-mail le retire de la préparation.
Réponse préparée, jamais envoyée sans vous : Plus court, Plus chaleureux ou Plus formel la réécrit.
Atlas te propose de joindre : des fichiers de la fiche ou des informations utiles.
Créneaux à proposer : vos disponibilités, à Ajouter à la réponse, avec ou sans le lien de réservation.
Contrat à signer : quand l’e-mail en parle, Envoyer en signature part du PDF déposé sur la fiche du contact.
Document reçu : pour une pièce jointe, Atlas en donne les informations clés et un résumé, et vous pouvez lui poser une question sur le document.

En bas, Appliquer N changements écrit dans le CRM ce que vous avez gardé, et Appliquer N changements et ouvrir la réponse ouvre en plus la réponse dans la fenêtre d’écriture. Voir l’e-mail affiche l’e-mail d’origine ; la croix Lire l’e-mail sans Atlas referme la préparation.

Ce qu’Atlas fait seul

Le bouton Actions automatiques d’Atlas, en bas de la colonne de l’Inbox, règle ce qu’Atlas fait sans attendre, catégorie par catégorie.

Quand Verdict est sûr de la catégorie (85 % et plus), ou qu’une de vos règles d’expéditeur s’applique, Atlas fait les actions cochées pour cette catégorie :

Créer la fiche : l’opportunité ou le contact. Activé par défaut pour Opportunités, Contacts business et Tiers.
Créer une tâche de réponse.
Marquer traité.

Préparer une réponse ne dépend pas de ce degré de certitude : la réponse est préparée dès que l’e-mail est classé, si l’interrupteur est activé pour sa catégorie (plans payants). Il est activé par défaut, sauf pour Notification, Newsletter et pub, Prospection reçue et Spam. Pour les catégories que vous avez créées, c’est la seule action proposée.

Ce réglage est personnel et ne vaut que pour les boîtes mail que vous avez connectées. Atlas n’envoie jamais d’e-mail seul et ne modifie ni Gmail ni Outlook. Si vous annulez une fiche qu’il a créée pour un expéditeur, il ne la recrée plus seul pour cet expéditeur.