Importer des contacts (CSV)

Vous avez déjà vos contacts dans un tableur ou un autre CRM ? Exportez-les en CSV et importez-les dans Arcane en cinq étapes : Fichier, Correspondance, Aperçu, Doublons, Récapitulatif. Aucune fiche n’est créée avant la dernière étape (un champ ajouté à l’étape Correspondance, lui, reste), et un import peut être annulé pendant 7 jours.

Tous les plans Contacts › Importer (CSV) Membres autorisés à créer des fiches Essayer dans la démo

Le bouton Importer (CSV) se trouve en haut de la liste des contacts, des entreprises, des opportunités et des autres objets partagés. Sur un écran étroit, il ne montre que son icône.

1. Fichier

L'étape Fichier : zone de dépôt du fichier CSV, limites de taille et lien Télécharger un modèle CSV.

Déposez votre fichier ou cliquez sur parcourez vos fichiers.

10 Mo, 50 000 lignes et 200 colonnes au plus, sur tous les plans.
La première ligne doit contenir les en-têtes des colonnes.
Encodage UTF-8 ou Windows (Excel) ; le séparateur (;, ,, tabulation ou |) est détecté tout seul.
Télécharger un modèle CSV vous donne un fichier vide avec les bonnes colonnes.

2. Correspondance

L'étape Correspondance : chaque colonne du fichier, un exemple de valeur et le champ Arcane choisi, dont deux champs personnalisés.

Arcane associe chaque colonne à un champ d’après son nom, y compris les synonymes courants (« Société », « Tél », « Mail »…). Vérifiez chaque ligne et changez le champ si besoin :

Ne pas importer ignore une colonne.
Les champs personnalisés de votre organisation sont proposés aussi.
Un admin peut créer le champ manquant directement depuis la liste (champ texte).
Format des dates : jour / mois (03/04 = 3 avril) ou mois / jour (03/04 = 4 mars).

3. Aperçu

L'étape Aperçu : les premières lignes telles qu'elles seront importées, avec les lignes prêtes, les erreurs et les entreprises à créer.

L’aperçu montre les 5 premières lignes converties, et compte les lignes prêtes, les erreurs, les doublons probables et les entreprises à créer. Une ligne en erreur (adresse e-mail invalide, date illisible, choix inconnu…) est ignorée et listée à la fin.

Pour les contacts, la colonne entreprise est rapprochée d’une entreprise existante par son nom, sinon par le domaine de l’e-mail. À défaut, l’entreprise est créée. Une adresse Gmail, Outlook.com ou d’un autre service grand public ne crée jamais d’entreprise.

4. Doublons

L'étape Doublons : détection par e-mail, choix Ignorer (par défaut) ou Mettre à jour, et le bouton Importer.

Un doublon, c’est une ligne qui a le même identifiant qu’une fiche existante ou qu’une ligne précédente du fichier : l’e-mail pour les contacts, le domaine pour les entreprises. Choisissez quoi en faire :

Ignorer (par défaut) : la fiche existante ne bouge pas.
Mettre à jour : les cellules non vides du fichier remplacent les valeurs de la fiche existante.
Créer quand même : crée une nouvelle fiche. Ce choix n’existe pas pour les contacts, car deux contacts ne peuvent pas avoir la même adresse e-mail.

Cliquez sur Importer pour lancer l’import.

5. Récapitulatif

Le récapitulatif : fiches créées, entreprises créées, doublons ignorés, lignes en erreur, le lien de téléchargement des erreurs et le bouton Annuler cet import.

L’import tourne en arrière-plan : vous pouvez quitter la page, il continue. À la fin, le récapitulatif donne les fiches créées, les fiches mises à jour, les entreprises créées, les doublons ignorés et les lignes en erreur.

Télécharger les lignes en erreur vous rend un fichier à corriger puis à réimporter.
Annuler cet import supprime les fiches et les entreprises créées par l’import, pendant 7 jours. Les fiches mises à jour gardent leurs nouvelles valeurs.

Bon à savoir

Trois imports au plus peuvent tourner en même temps dans une organisation.
Chaque fiche importée garde son historique : l’import apparaît dans le journal d’audit de l’organisation.
Un import n’est visible que par la personne qui l’a lancé.