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Atlas

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Modèles de documents

Un modèle de document est un contrat, un devis ou une lettre dont certains passages (le client, le montant, la date…) sont des variables. Depuis une fiche, le CRM les remplit et crée le PDF, prêt à envoyer en signature.

Plans payants Réglages › Modèles et signature › Modèles Chaque membre pour ses modèles ; les administrateurs pour ceux de l'organisation Essayer dans la démo
La section Modèles de documents : les boutons Nouveau document vide et Importer un contrat existant, un modèle prêt et un modèle importé avec 12 passages à revoir.

Chaque carte indique l’objet de départ, le nombre de variables et de signataires. Un modèle importé dont la revue n’est pas finie est un brouillon : Reprendre la revue y revient. Le badge Organisation marque les modèles partagés avec toute l’organisation.

Importer un contrat existant

Section intitulée « Importer un contrat existant »
  1. Cliquez sur Importer un contrat existant.
  2. Déposez le fichier : Word (.docx), PDF, scan (PDF image, photo JPG ou PNG) ou texte, 20 Mo au plus.
  3. Donnez un nom et choisissez la Fiche de départ (Opportunité par exemple) : les variables sont cherchées dans cette fiche et dans celles qui lui sont liées.
  4. Activez Partager avec l’organisation si le modèle doit servir à tous (administrateurs de l’organisation).
  5. Cliquez sur Recopier avec Atlas.
La page Importer un contrat existant : les étapes Fichier, Recopie et Revue des champs, la zone de dépôt, le nom, la fiche de départ, le partage avec l'organisation et le bouton Recopier avec Atlas.

Atlas recopie le contrat dans l’éditeur et repère les passages qui changent d’un client à l’autre. Un scan est lu page par page, ce qui prend un peu plus de temps. Votre fichier n’est pas modifié, et les images du fichier ne sont pas toujours reprises : le compte rendu le signale.

Revoir les passages proposés

Section intitulée « Revoir les passages proposés »

Rien ne devient variable sans votre accord. La page de revue souligne en orange chaque passage proposé.

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  1. 1Accepter les propositions sûres
  2. 2Le contrat, passages soulignés
  3. 3Mettre en variable
  4. 4Garder le texte
  5. 5Terminer et ouvrir l'éditeur
Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.
La revue du Contrat Nordline : le contrat avec les passages soulignés, et à droite le passage Nordline SAS, la proposition d'Atlas Entreprise › Nom, les champs Remplir avec, Libellé et Écrit, les boutons Mettre en variable et Garder le texte, puis la liste de tous les passages.

Pour chaque passage, Atlas indique ce qu’il propose et sa confiance. Vous choisissez :

  • Remplir avec : un champ de la fiche ou d’une fiche liée, À remplir à chaque document, Nouveau champ sur la fiche…, la date du jour, le nom de la personne qui crée le document ou le nom de votre organisation.
  • Libellé : le nom de la variable.
  • Écrit : tel quel, date courte ou longue, montant, montant ou nombre en lettres.
  • Mettre en variable ou Garder le texte. Un passage sans décision reste du texte. Un passage présent plusieurs fois est remplacé partout à la fois.

Accepter les propositions sûres accepte d’un coup celles dont la confiance atteint 85 %. Enregistrer et finir plus tard garde la revue en cours. Terminer et ouvrir l’éditeur termine.

Un nouveau champ est créé pour votre organisation à la fin de la revue ; il faut le droit « Modèle de données ».

L’éditeur de modèle

Section intitulée « L’éditeur de modèle »
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  1. 1Les blocs à glisser
  2. 2Le document
  3. 3Les variables
  4. 4Les réglages du document
  5. 5Demander une modification à Atlas
  6. 6Voir un PDF d'essai
Survolez un numéro pour repérer la zone. Cliquez sur la capture pour l'agrandir.
L'éditeur du Contrat de prestation : les blocs à gauche, le contrat avec ses variables surlignées au centre, les onglets Variables et Réglages à droite et le panneau Atlas modifie ce modèle.
  • Blocs : glissez un titre, un article numéroté, un paragraphe, une liste, un tableau, un saut de page, une image ou un logo, un en-tête ou un pied de page.
  • Variables : cliquez dans le texte, puis sur une variable pour l’insérer. Régler change son libellé, sa forme écrite et ce qui se passe si la fiche n’a pas de valeur : demander à la création, bloquer la création ou laisser un blanc. Nouvelle variable en crée une à l’endroit du curseur.
  • Réglages : numérotation des articles (Article 1, 1., ou sans numéro, renumérotés seuls), police, numéro de page en bas, et les signataires (quatre au plus). Le bloc de signature est ajouté à la fin du document, et Arcane eSign y place les cases à l’envoi.
  • PDF d’essai montre le rendu, Enregistrer garde vos changements.

Créer un document depuis une fiche

Section intitulée « Créer un document depuis une fiche »

Quand un modèle peut être rempli avec la fiche, l’onglet Fichiers affiche Créer un document.

La fenêtre Créer un document : le modèle choisi, les valeurs venues de la fiche, les champs à compléter, le bouton Compléter avec Atlas et le nom du fichier.
  1. Choisissez le Modèle. Les valeurs trouvées dans la fiche et ses fiches liées sont déjà remplies.
  2. Complétez les valeurs marquées d’un astérisque. Compléter avec Atlas propose des valeurs tirées des e-mails, réunions et documents de la fiche que vous voyez ; elles sont à vérifier, et rien n’est écrit sur la fiche.
  3. Vérifiez le Nom du fichier, puis cliquez sur Créer le PDF.

Le PDF est rangé dans les fichiers de la fiche, visible par l’équipe. La fenêtre propose aussitôt Envoyer en signature ; vous pouvez aussi le faire plus tard depuis sa ligne.